（1）出発前に提出する書類
派遣決定者は出発一ヶ月までに以下の書類を用意し、文学部・人文学研究科総務係へ提出してください。
提出が遅くなると旅費の振込も遅くなるため、注意してください。
年度をまたぐ場合の旅費の振込は、往路の航空賃と交通費、出発日から3月31日までの滞在費が出発前（申請日が遅いと出張期間中）に、復路の航空賃と交通費、4月1日から帰国日までの滞在費が4月1日以降となるため、注意してください。
（2）派遣期間中に提出する書類
派遣先到着後に、往路の航空チケットの半券の写しをPDF等のかたちで、メールにて本事業スタッフ（学術推進研究員）に提出してください。
また、年度末（3月31日）までの派遣先での活動報告および宿泊先についても、年度末に本事業スタッフ（学術推進研究員）へ提出してください。
上記とは別に、派遣者は毎月末に所定の様式に従った報告書を本事業の運営委員会へ提出する必要があります。
（3）帰国後に提出する書類
派遣者は帰国後すぐに往復の航空チケット半券を文学部・人文学研究科総務係へ提出してください。
出張報告書についても派遣者本人が所定の様式に従い記入・押印のうえ、文学部・人文学研究科総務係へ提出してください。
ビザ取得や渡航先在外公館への「在留届」提出などは、「若手研究者インターナショナル・トレーニング・プログラム（ITP）」サイト内の「派遣に関する諸手続」も参照してください。